Prozessmanagement: In 5 Schritten Ihre Prozesse optimieren
Was fällt Ihnen ein, wenn Sie an Prozessmanagement denken? Kostenabbau, teure Berater und Vorstände? Oder denken Sie eher an Ihren privaten oder geschäftlichen Alltag? Egal an was Sie denken, es hat vermutlich etwas mit Prozessmanagement zu tun.
Prozessmanagement ist nicht nur einer der zentralsten Stellschrauben eines Unternehmens, sondern auch eine lebensentscheidende Aufgabe im persönlichen Alltag. Es streckt sich über sämtliche Aktionen hinweg. Nur wer sich Gedanken um die Optimierung seiner Prozesse macht, kann effizient sein Unternehmen führen.
Egal ob Sie sich bisher noch keine Gedanken um Ihre Prozesse gemacht haben oder schon viele Prozesse in Ihrem Leben optimiert haben: Es gibt fünf essenzielle Schritte, die Sie als Unternehmer beachten sollten, wenn Sie Prozessmanagement betreiben. Mithilfe dieser Schritte können Sie das Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen perfektionieren.
Inhaltsverzeichnis
Prozessanalyse – Verstehen Sie wie Ihr Unternehmen funktioniert
„Das haben wir schon immer so gemacht!“ Wie oft haben Sie diesen Satz schon gehört? Und wie oft haben Sie diese Aussage hinterfragt, nur um wieder genau denselben Ablauf zu durchleben?
Häufig entstammen solche Aussagen aus einer Routine. Ihre Mitarbeiter haben einen Ablauf in Ihrem Unternehmen schon so häufig gesehen, dass Sie eine Routine aufbauen und vermeintlich immer genau wissen, was sie zu tun haben.
Einerseits bringt dies viele Vorteile mit sich. Ihre Mitarbeiter können wiederkehrende Aufgaben immer schneller bewältigen, ohne groß darüber nachzudenken. Auch das Zusammenspiel zwischen mehreren Mitarbeitern wird immer effizienter.
Andererseits bringen Routinen auch große Gefahren mit sich, wenn sie unkontrolliert entstehen. Ist eine Routine erst einmal entstanden, wird diese als selbstverständlich angesehen. Ihre Mitarbeiter denken nicht mehr über Ihre Aufgaben und Abläufe nach und wie diese eventuell verbessert werden könnten.
Typische Beispiele für ineffiziente Prozesse können dabei sein: das Ausdrucken von Post, nur um Diese im Anschluss wieder einzuscannen. Die dreifache manuelle Weiterleitung einer Mail. Die unkontrollierte Verschiebung von Support-Tickets zwischen Mitarbeitern, welche sich nicht zuständig fühlen.
Im ersten Moment scheinen diese kleinen Ineffizienzen bei der Arbeit nicht viel zu kosten. Wird ein Ablauf jeden Tag mehrere Male durchgeführt, kann dies jedoch zu massiven Problemen in Ihrem Unternehmen führen.
Um solche Probleme langfristig zu vermeiden ist im ersten Schritt eine Prozessanalyse nötig. Sie müssen anfangen Ihr Unternehmen zu verstehen. Welche Aufgaben bewältigen Sie? Welche Abläufe haben wir und wie oft werden diese durchgeführt? Wo kommen Informationen her, wie werden diese verarbeitet und wo landen diese? Alle diese Fragen müssen Sie beantworten, um einen vollständigen Überblick über Ihr Unternehmen und damit über Ihre Prozesse zu erhalten.
Wichtig bei der Prozessanalyse ist nicht die eigene Wunschvorstellung zu analysieren, sondern den echten Stand im Unternehmen zu verstehen. Gehen Sie also aktiv auf Ihre Mitarbeiter zu und fragen Sie diese nach Ihrem Arbeitsalltag. Ein offener Dialog über die Abläufe bringt meistens für beide Parteien spannende Einblicke in die Nuancen eines jeden Unternehmens.
Prozessdokumentation – Wissensmonopole dezentralisieren
Haben Sie sich einen detaillierten Überblick über Ihre Prozesse verschafft ist es nun von höchster Bedeutung diesen Wissensstand festzuhalten und für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen. Viele Prozesse in Unternehmen sind sehr detailreich. Mitarbeiter, die schon lange im Unternehmen sind haben viele Prozesse schon verinnerlicht. Für sie sind die kleinen Details alle selbstverständlich. Doch da Mitarbeiter meistens sehr spezialisiert ihren Aufgaben nachgehen, entstehen häufig sogenannte Wissensmonopole.
Wissensmonopole können praktisch erscheinen, wenn ein Mitarbeiter genaue Fragen zu einem bestimmten Thema auf Anhieb beantworten kann. In den meisten Fällen sind Wissensmonopole jedoch höchst hinderlich für eine effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen und können in bestimmten Situationen zu erheblichen Einbrüchen führen.
Muss einer Ihrer Mitarbeiter plötzlich ohne Vorbereitung die Aufgaben eines anderen übernehmen, da dieser temporär ausfällt, kann das zu einem großen Chaos in diesem Bereich führen. Fällt ein Mitarbeiter sogar permanent aus, besteht auch das Risiko eines Wissensverlusts. Je nach Position des Mitarbeiters und Größe des Wissensmonopols kann dies schwere Folgen für das Unternehmen nach sich ziehen.
Um Wissensmonopole zu verhindern, sollten Sie das erlangte Wissen über die Prozesse in Ihrem Unternehmen aus dem ersten Schritt nun professionell dokumentieren. Wie genau Sie die Dokumentation umsetzen, sollten Sie von der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer Prozesse abhängig machen. Für kleinere Unternehmen sollte eine geteilte Excel-Tabelle genügen, wohingegen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern über Dokumentationslösungen, wie ein Intranet oder beispielsweise Confluence nachdenken sollten.
Prozessoptimierung – Überflüssige Aufgaben eliminieren
Wenn Ihr Unternehmen nun eine vollständige Übersicht über Ihre Prozesse hat und diese gut dokumentiert sind, können Sie mit einem der wertvollsten Teile des Prozessmanagement fortfahren. Beim Austausch mit Ihren Mitarbeitern sind Ihnen sicherlich schon zahlreiche Kleinigkeiten an der Durchführung der Prozesse aufgefallen, die Sie vereinfachen könnten.
Das ist der Bereich der Prozessoptimierung: Die meisten Prozesse in Unternehmen enthalten sehr viele Teilaufgaben und Abläufe, die vereinfacht, kombiniert oder ganz eliminiert werden können. Je nach Prozess können Sie hier massive Verbesserungen in der Effizienz erlangen.
Das Ziel eines jeden Prozesses sollte immer klar im Mittelpunkt stehen. Jede Aufgabe und jeder Ablauf sollten diesem Ziel unmittelbar dienen. Ein Prozess sollte für die Mitarbeiter so einfach wie möglich sein. Das bedeutet wenige, aber bedeutende transparente und eindeutig formulierte Aufgaben.
Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern ist bei diesem Schritt absolut essenziell. Manche Aufgaben scheinen auf dem Papier keinen Mehrwert zu bieten, wenn man diesen Prozess nicht selbst schon durchlebt hat. Sprechen Sie also mit den Mitarbeitern, die von diesem Prozess betroffen sind um eine Entscheidung treffen zu können, welche zu einer starken Optimierung eines Prozesses führt, durch die betroffenen Mitarbeiter aber auch angenommen und gelebt wird.
Prozessoptimierung ist nur wirklich eine Optimierung, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und die gleichen Ziele und Interessen im Blick haben. Ist dies nicht der Fall, endet eine vermeintliche Optimierung schnell im Chaos.
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Prozessautomatisierung – Monotone Arbeit vermeiden
Haben Ihre Prozesse schon einen starken Optimierungsgrad erreicht, werden Sie einen großen Anstieg in der Produktivität Ihrer Mitarbeiter feststellen. Jedoch sind an dieser Stelle viele Mitarbeiter immer noch vollständig manuell in die Prozesse integriert und verwenden Ihre Kapazitäten für meist monotone Prozesse.
Damit Ihre Mitarbeiter nicht länger ausschließlich mit dem Tagesgeschäft zu tun haben und sich auf die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren können, ist die Prozessautomatisierung von großer Hilfe. Fast alle Prozesse in einem Unternehmen lassen sich bis zu einem gewissen Grad Automatisieren. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Prozesse zuvor wirklich optimiert wurden, da ansonsten die Automatisierung schnell sehr komplex und gegebenenfalls nach kurzer Zeit obsolet wird.
Die meisten Prozessautomatisierungen geschehen mit der Hilfe der IT und reichen von kleinen Automatisierungen wie Filter für E-Mails bis zu großen Automationsapplikationen. Wie sinnvoll eine Automation für einen bestimmten Prozess ist, hängt stark von der Ausführungshäufigkeit und der Automationskomplexität des Prozesses ab. Je häufiger ein Prozess durchgeführt wird, desto mehr Ressourcen kann man verwenden um diesen einmalig zu Automatisieren.
Wie effizient die Prozessautomatisierung sein kann, zeigt ein kurzes Rechenbeispiel: Eine Sachbearbeiterin erhält am Tag ca. 100 E-Mails, die sie manuell analysieren, kategorisieren und gegebenenfalls an andere Mitarbeiter weiterleiten muss. Nach jahrelanger Übung braucht diese ungefähr 30 Sekunden für eine E-Mail. Mithilfe von automatischen Kategorisierungs- und Weiterleitungsregeln könnten ungefähr 90 E-Mails automatisch bearbeitet werden. Was schätzen Sie, wie viel mehr Arbeitszeit die Sachbearbeiterin im Jahr nun zur Verfügung hat? Die Antwort lautet fast 24 Arbeitstage.
Natürlich ist dies nur ein Beispiel. Jedoch sehen Sie an diesem Beispiel wie mächtig Automatisierung gerade in großen Unternehmen mit vielen monotonen Aufgaben und Prozessen sein kann. Jedoch kann die Automatisierung bei falscher Anwendung auch mehr Aufwand erzeugen als sie nutzt. Es macht zum Beispiel keinen Sinn einen Prozess zu automatisieren, welcher nur einmal im Jahr durchgeführt wird und nicht viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Kosten für die Automatisierung können die Ersparnisse übertreffen. Konzentrieren Sie sich bei der Automatisierung stets auf Ihre Kernprozesse.
Prozesscontrolling – Prozesse effizient auf Kurs halten
Glückwunsch! Sie und Ihr Team haben nun einen vollständigen Überblick über alle Ihre Prozesse. Sie haben diese optimiert und automatisiert. Diese Änderungen werden sich schnell für Sie bemerkbar machen. Leider sind Sie hier aber noch nicht am Ende.
Genau wie Ihr Geschäft ändern sich auch Ihre Prozesse ständig. Der Berufsalltag lässt bei manchen Mitarbeitern wieder die alten Gewohnheiten zum Vorschein kommen. Aus diesem Grund ist das Prozessmanagement keine Aufgabe, welche man einmalig erledigen kann. Es ist ein stetiger Prozess, welcher immer wieder durchgeführt werden muss.
Das Prozesscontrolling behält, genau wie das Finanzcontrolling, einen genauen Blick auf den aktuellen Stand der Dinge. Ihre Prozesse sind stetig im Wandel und lassen immer Luft für Optimierungen offen. Eine regelmäßige Überprüfung ist daher unabdinglich. Je nach Größe Ihres Unternehmens sollten Sie einen Mitarbeiter einstellen, der sich ausschließlich um das Prozessmanagement kümmert.
Da das Prozessmanagement sehr komplexe Fragestellungen umfasst, bedingt es hier spezialisiertes Wissen. Dieses Wissen ist im Arbeitsmarkt gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen schwierig zu erlangen. Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein eine externe Beratung für das Prozessmanagement zu beauftragen.
Lorenz Consulting Services bietet hier eine vollständige Betreuung Ihrer Prozesse an. Durch die Kombination von Business und IT Know-how können wir Ihnen von der Prozessanalyse bis hin zur Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung helfen. Befassen Sie sich jetzt mit Ihrem Prozessmanagement und wir helfen Ihnen, Ihren Umsatz zu steigern, Ihre Kosten zu verringern und Ihr Unternehmen auf das nächste Level zu bringen! Haben Sie Interesse?